Die EU-Hinweisgeberrichtlinie (2019/1937) verpflichtet Organisationen mit 50 oder mehr Beschäftigten, einen internen Meldekanal anzubieten. Hinweisgebersystem gibt Ihnen eine vertrauliche Meldeseite und einen Ort, um Hinweise zu bearbeiten.
So öffnen Sie den Kanal
- Öffnen Sie Hinweisgebersystem im Menü der Organisation.
- Aktivieren Sie unter Meldekanal die Option Kanal ist geöffnet.
- Schreiben Sie den Text auf der Meldeseite: wer Hinweise bearbeitet, was gemeldet werden kann und welche anderen Wege es gibt, zum Beispiel die Behörde.
- Speichern Sie und teilen Sie die öffentliche Seite /report/ mit Beschäftigten und Partnern, zum Beispiel im Intranet.
Wer Hinweise bearbeitet
Standardmäßig bearbeiten die Inhaber die Hinweise. Um weitere Personen zu benennen, etwa eine Compliance-Beauftragte, geben Sie ihnen eine eigene Rolle mit den Rechten für das Hinweisgebersystem. Halten Sie diesen Kreis klein.
So bearbeiten Sie einen Hinweis
Hinweise werden als WB-1, WB-2 usw. nummeriert. Es gelten zwei Fristen:
- Eingang innerhalb von 7 Tagen bestätigen.
- Innerhalb von 3 Monaten eine Rückmeldung geben.
Sie erhalten eine Erinnerung einen Tag vor der Eingangsfrist und eine Woche vor der Rückmeldefrist. Überschrittene Fristen werden angezeigt.
- Öffnen Sie den Hinweis.
- Schreiben Sie unter Dem Hinweisgeber antworten und klicken Sie auf Antwort senden. Die meldende Person liest die Antwort mit ihrem Fallcode. Ihre erste Antwort bestätigt den Eingang.
- Für Notizen nur an die Bearbeitenden aktivieren Sie Interne Notiz (der Hinweisgeber sieht sie nicht) und klicken auf Notiz speichern.
- Ändern Sie den Status im Verlauf: Eingegangen, Eingang bestätigt, In Prüfung, Abgeschlossen.
- Muss ein Hinweis entfernt werden, nutzen Sie Hinweis löschen. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
Vertraulichkeit
- Die Texte der Hinweise werden verschlüsselt gespeichert.
- Die IP-Adresse der meldenden Person wird nicht gespeichert.
- Benachrichtigungen und Audit-Log enthalten nur die Nummer des Hinweises, nie seinen Inhalt.
Tipps
- Antworten Sie sachlich und versuchen Sie nicht herauszufinden, wer eine anonyme Meldung abgegeben hat.
- Das Hinweisgebersystem ist ab dem Paket Professional enthalten.