Las evidencias demuestran que tus medidas de seguridad funcionan de verdad: una política firmada, el registro de una prueba de copias de seguridad, un certificado ISO o el informe de una prueba de penetración. Clientes y auditores las piden a menudo.
Cómo añadir una evidencia
- Abre Evidencias en el menú y luego Añadir evidencia.
- Da a la Evidencia un nombre corto, añade una Descripción y elige el Tipo (Documento, Registro, Certificado, Informe, Captura de pantalla u Otro) y el Responsable.
- Vincúlala al Control que respalda o al Incidente que documenta.
- Si caduca, por ejemplo un certificado, indica Válida hasta. Déjalo vacío si no caduca.
- Si quieres, añade una Dirección web que empiece por https:// y elige un archivo.
- Haz clic en Guardar evidencia. Recibe un número como E-12.
Archivos
- Puedes subir archivos PDF, Word, Excel, PowerPoint, imágenes, texto o CSV de hasta 25 MB.
- Los archivos se guardan en un almacenamiento privado. Solo pueden descargarlos las personas que pueden ver la evidencia.
- En la página de la evidencia, usa Añadir archivo, Sustituir archivo, Quitar archivo o Descargar.
Caducidad y avisos
Cada evidencia muestra su validez: Válida, Caduca pronto, Caducada o Sin fecha de caducidad. Los propietarios, los administradores y el responsable de la evidencia reciben un aviso 30 días antes de la fecha Válida hasta y el mismo día. Las evidencias que caducan aparecen también en Tareas como Caducidad de evidencia. Cuando la renueves, pon la nueva fecha y sustituye el archivo; la siguiente caducidad vuelve a avisarse.
Qué pueden hacer los miembros
Los miembros ven las evidencias y pueden añadirlas. También pueden gestionar el archivo de las evidencias que añadieron ellos mismos. Cambiar y eliminar evidencias requiere ser propietario o administrador (o un rol propio con ese permiso).
Consejos
- Ordena por Caducan antes para ver qué hay que renovar pronto.
- La página de un control o de un incidente muestra las evidencias vinculadas.
- Al eliminar una evidencia se elimina también su archivo; el historial queda en el registro de auditoría.
- Límites por paquete: Free 25 evidencias, Supplier 100, Professional o superior sin límite.