Richtlinien sind die Regeln, an die sich alle in Ihrer Organisation halten, etwa eine Informationssicherheitsrichtlinie oder eine Richtlinie zur zulässigen Nutzung. CloudSignLab bewahrt jede Version auf und hält fest, wer sie gelesen und bestätigt hat.
So verfassen und veröffentlichen Sie eine Richtlinie
- Öffnen Sie Richtlinien im Menü und klicken Sie auf Richtlinie verfassen.
- Geben Sie den Titel unter Richtlinie, eine kurze Zusammenfassung und den Text der Richtlinie ein. Der Text ist reiner Text; Zeilenumbrüche bleiben erhalten.
- Wählen Sie Verantwortlich und ein Datum für die Nächste Überprüfung.
- Aktivieren Sie Mitglieder müssen bestätigen, dass sie sie gelesen haben, wenn alle bestätigen sollen.
- Klicken Sie auf Richtlinie speichern. Die Richtlinie wird als Entwurf gespeichert. Mitglieder sehen keine Entwürfe.
- Ist sie fertig, öffnen Sie sie und klicken auf Veröffentlichen. Alle in der Organisation werden benachrichtigt.
So bestätigen Mitglieder
Mitglieder sehen veröffentlichte Richtlinien. Noch zu bestätigende Richtlinien sind mit Lesen und bestätigen gekennzeichnet und erscheinen in ihren Aufgaben. Sie öffnen die Richtlinie, lesen sie und klicken auf Ich habe sie gelesen und verstanden.
Auf der Seite der Richtlinie sehen Inhaber und Administratoren, wie viele Mitglieder bestätigt haben, und unter Wer diese Version bestätigt hat, wer bereits bestätigt hat und bei wem Noch nicht steht.
Neue Versionen
Ändern Sie Titel oder Text einer veröffentlichten Richtlinie, entsteht eine neue Version, zum Beispiel Version 2. Alle werden erneut gebeten, sie zu lesen und zu bestätigen. CloudSignLab speichert, wer welche Version bestätigt hat.
Außer Kraft setzen oder löschen
- Mit Außer Kraft setzen beenden Sie eine Richtlinie, deren Dokumentation Sie behalten möchten.
- Richtlinie löschen entfernt die Richtlinie mit allen Bestätigungen; der Verlauf bleibt im Audit-Log.
Tipps
- Richtlinien mit Nächste Überprüfung erscheinen unter Aufgaben als Richtlinienüberprüfung. Ist das Datum überschritten, erhält die verantwortliche Person eine Erinnerung (ohne verantwortliche Person die Inhaber und Administratoren).
- Nur Inhaber und Administratoren (oder eine eigene Rolle mit dieser Berechtigung) verfassen, veröffentlichen und ändern Richtlinien.
- Grenzen je Paket: Free 3 Richtlinien, Supplier 10, Professional und höher unbegrenzt.
Eine Richtlinie kann Aus Vorlage oder mit Mit KI entwerfen beginnen; eine veröffentlichte Richtlinie laden Sie als Word herunter oder öffnen sie mit Drucken / PDF.