Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 25. Oktober 2026. Diese Datenschutzerklärung ist auch auf Englisch und Spanisch verfügbar; bei Abweichungen ist die spanische Fassung maßgeblich.

CloudSignLab ist ein Dienst der Megits Intelligence SL. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie die Website und die Anwendung von CloudSignLab nutzen, warum wir sie verarbeiten, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Ihnen zustehen. CloudSignLab ist ein Dienst für Unternehmen und richtet sich an Organisationen und Fachleute ab 18 Jahren.

Verantwortlicher für Ihre Daten

Verantwortlicher	Megits Intelligence SL
Steuernummer (CIF)	B93978385
Anschrift	Calle Alejandro Dumas 17, 29004 Málaga, Spanien
Kontakt für Datenschutz	privacy@cloudsignlab.com

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt, da unsere Verarbeitung dies nach Art. 37 DSGVO nicht erfordert. Bei allen Fragen zum Datenschutz können Sie sich unter der oben genannten Adresse an uns wenden.

Welche Daten wir verarbeiten und warum

Ihr Konto

• Daten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich als kryptografischer Einweg-Hash gespeichert und für niemanden lesbar), optionales Profilbild, Sprache sowie Ihre Einstellungen zur Zwei-Faktor-Authentifizierung und zu Passkeys.
• Zweck: Einrichtung und Betrieb Ihres Kontos, Ermöglichung der Anmeldung und Bereitstellung des Dienstes.
• Rechtsgrundlage: Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen oder Ihrer Organisation (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Speicherdauer: solange Ihr Konto besteht. Wenn Sie Ihr Konto löschen, wird es aus unseren aktiven Systemen entfernt (zur Ausnahme siehe „Sicherheitsprotokolle“).

Organisationen und Teammitglieder

• Daten: Name und Logo der Organisation, Mitglieder und ihre Rollen sowie Einladungen (E-Mail-Adresse und Rolle der eingeladenen Person).
• Zweck: Organisationen die Zusammenarbeit und die Verwaltung von Zugriffsrechten zu ermöglichen.
• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten eingeladener Personen werden auf Grundlage des berechtigten Interesses der einladenden Organisation verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Speicherdauer: solange die Organisation besteht; Einladungen verfallen, wenn sie nicht angenommen werden.

Sicherheitsprotokolle

Zum Schutz Ihres Kontos und unseres Dienstes protokollieren wir sicherheitsrelevante Ereignisse:

• Anmeldungen (einschließlich der Anmeldemethode), fehlgeschlagene Anmeldeversuche bei bestehenden Konten und Abmeldungen;
• sicherheitsrelevante Änderungen wie Änderungen und Zurücksetzungen des Passworts, Änderungen an der Zwei-Faktor-Authentifizierung und an Passkeys, Änderungen der E-Mail-Adresse und Kontolöschungen;
• Maßnahmen der Teamverwaltung (zum Beispiel das Einladen oder Entfernen von Mitgliedern) sowie Handlungen unserer Administratoren.

Jeder Eintrag enthält Datum und Uhrzeit, die E-Mail-Adresse des Kontos, die IP-Adresse und den verwendeten Browser bzw. das verwendete Gerät. Passwörter, Codes und Zugriffstoken werden niemals protokolliert.

• Zweck: unbefugte Zugriffe, Missbrauch und Betrug zu erkennen und zu untersuchen sowie Ihnen Ihre eigenen jüngsten Sicherheitsaktivitäten in Ihren Kontoeinstellungen anzuzeigen.
• Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Dienstes und seiner Nutzer (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Speicherdauer: bis zu 365 Tage; danach werden die Einträge automatisch gelöscht. Die Einträge werden auch nach der Löschung eines Kontos für diesen Zeitraum aufbewahrt, damit Missbrauch weiterhin untersucht werden kann.

Wir nutzen diese Ereignisse außerdem, um Sie zu warnen: Sie sehen Sicherheitsbenachrichtigungen in Ihrem Konto (zum Beispiel bei einer Anmeldung von einem neuen Gerät, mehreren fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen oder einem geänderten Passwort), und wir senden Ihnen eine E-Mail, wenn Ihr Konto von einem Gerät aus verwendet wird, das wir in letzter Zeit nicht gesehen haben. Benachrichtigungen speichern die Art des Ereignisses, das Gerät und die IP-Adresse und werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

E-Mails, die wir Ihnen senden

• Daten: Ihre E-Mail-Adresse und der Inhalt der Nachricht (zum Beispiel Bestätigungslinks, Anmeldecodes, Passwortzurücksetzungen und Einladungen).
• Zweck: den sicheren Betrieb Ihres Kontos.
• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Mailingliste (Neuigkeiten und Updates)

• Daten: E-Mail-Adresse, Sprache, Ort Ihrer Anmeldung sowie die Zeitpunkte, zu denen Sie sich angemeldet, Ihre Anmeldung bestätigt oder sich abgemeldet haben.
• Zweck: Ihnen Neuigkeiten über CloudSignLab zu senden.
• Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wir verwenden das Double-Opt-in-Verfahren: Sie werden erst aufgenommen, nachdem Sie über den Link bestätigt haben, den wir Ihnen per E-Mail senden.
• Speicherdauer: bis zu Ihrer Abmeldung. Jede E-Mail enthält einen Abmeldelink. Nach Ihrer Abmeldung speichern wir einen Vermerk darüber, damit wir Sie nicht erneut kontaktieren.
• Über Ihr Konto: Sie können Neuigkeiten auch bei der Registrierung (ein nicht angekreuztes Kästchen) oder unter Einstellungen -> Benachrichtigungen anfordern. Ein Häkchen bei der Registrierung zählt erst, wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben. Das Ausschalten in den Einstellungen wirkt wie der Abmeldelink. Wenn Sie Ihr Konto löschen, wird dieser Eintrag entfernt. E-Mails zu Ihrem Konto und seiner Sicherheit hängen nicht davon ab.
• Versandprotokolle: Für jeden Newsletter speichern wir, an wen er gesendet wurde und ob er zugestellt wurde, damit niemand denselben Newsletter zweimal erhält. Jeder Newsletter kann mit einem Klick abbestellt werden.

Kontaktformular

• Daten: Name, E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht.
• Zweck: Beantwortung Ihrer Anfrage. Nachrichten werden per E-Mail an unser Team gesendet und nicht in der Anwendung gespeichert.
• Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. f und lit. b DSGVO).
• Speicherdauer: bis zu zwei Jahre nach Abschluss der Anfrage.

Trust-Seiten von Organisationen

• Daten: wenn Sie die Dokumente auf der Trust-Seite einer Organisation (cloudsignlab.com/trust/...) anfordern: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmen, der von Ihnen angegebene Grund, Ihre Sprache, der Zeitpunkt, zu dem Sie die Vertraulichkeitsbedingungen akzeptiert haben, sowie welche Dokumente Sie wann heruntergeladen haben. Wir speichern Ihre IP-Adresse nicht zusammen mit der Anfrage.
• Zweck: der Organisation die Entscheidung über Ihre Anfrage zu ermöglichen, Ihnen einen persönlichen Link zu senden, der 7 Tage lang gültig ist, und der Organisation anzuzeigen, wer ihre Dokumente heruntergeladen hat.
• Wer entscheidet: Verantwortlicher für diese Daten ist die Organisation, die die Trust-Seite betreibt; wir verarbeiten sie in deren Auftrag. Bitte wenden Sie sich an diese Organisation, um Ihre Rechte auszuüben; wir unterstützen sie dabei.
• Speicherdauer: solange die Organisation CloudSignLab nutzt; alle Daten werden gelöscht, wenn die Organisation gelöscht wird.

Lieferantenprüfungen

• Daten: wenn eine Organisation Ihr Unternehmen um eine Sicherheitsprüfung bittet: der Kontaktname und die E-Mail-Adresse, die die Organisation für Ihr Unternehmen gespeichert hat, Ihre Antworten und Kommentare sowie wann Sie sie geöffnet und gesendet haben. Ihre IP-Adresse speichern wir nicht mit den Antworten.
• Zweck: Ihnen den persönlichen Link und Erinnerungen zu senden und der Organisation die Bewertung ihres Lieferanten und die Entscheidung zu ermöglichen.
• Verantwortlich: die Organisation, die die Prüfung gesendet hat, ist für diese Daten verantwortlich; wir verarbeiten sie in ihrem Auftrag. Bitte wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte an diese Organisation.
• Speicherdauer: solange die Organisation die Prüfung aufbewahrt; alles wird gelöscht, wenn die Organisation gelöscht wird.

Hinweise an Meldestellen

• Daten: was Sie in einem Hinweis auf der Meldeseite einer Organisation (cloudsignlab.com/report/...) schreiben, optional Ihr Name oder Kontakt sowie die ausgetauschten Nachrichten. Die Texte werden verschlüsselt gespeichert; Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert (sie wird nur kurz im Arbeitsspeicher genutzt, um Missbrauch zu begrenzen). Von Ihrem Fallcode wird nur ein Fingerabdruck aufbewahrt.
• Zweck: den von der Organisation benannten Personen zu ermöglichen, Hinweise zu erhalten, nachzuverfolgen und zu beantworten, wie es die EU-Hinweisgeberrichtlinie (2019/1937) verlangt.
• Verantwortlich: die Organisation, die die Meldestelle betreibt, ist für die Hinweise verantwortlich; wir verarbeiten sie in ihrem Auftrag und lesen sie nicht.
• Speicherdauer: solange die Organisation den Hinweis aufbewahrt; alles wird gelöscht, wenn die Organisation gelöscht wird.

Support-Tickets

• Daten: Ihr Name und Konto, Ihre Organisation, was Sie in einem Ticket schreiben und unsere Antworten sowie wann sie gesendet wurden.
• Zweck: Ihre Fragen und Probleme innerhalb der Antwortzeit Ihres Pakets zu beantworten.
• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Speicherdauer: solange Ihre Organisation CloudSignLab nutzt, danach mit ihr gelöscht.

Partnerprogramm

• Daten: bei Partnern: das Konto, die Firma, der Partnercode, der Provisionssatz und die White-Label-Einstellungen. Bei Kunden, die einen Partnercode eingeben: dass sie über den Partner kamen, seit wann und ihr Paket, was der Partner zusammen mit ihrem Namen in seinem Provisionsbericht sieht.
• Zweck: das Partnerprogramm zu betreiben und Provisionen zu berechnen.
• Rechtsgrundlage: Erfüllung des Partnervertrags und unser berechtigtes Interesse an einer korrekten Provisionszahlung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Die Eingabe eines Partnercodes ist Ihre Entscheidung; dafür wird kein Cookie verwendet.

Von einer Organisation gewählte Integrationen

Wenn eine Organisation Slack, Microsoft Teams, einen Webhook oder einen API-Schlüssel verbindet, sendet CloudSignLab die Ereignisse dieser Organisation (zum Beispiel „ein Vorfall wurde gemeldet“, mit Link) an die von der Organisation angegebene Adresse oder lässt ihre Systeme ihre Register lesen. Die Organisation wählt diese Empfänger und ist für sie verantwortlich. Webhook-Nachrichten enthalten Kennungen und Links, keine personenbezogenen Daten.

Automatische Prüfungen von Cloud-Konten

Wenn eine Organisation ihr Konto bei Microsoft 365, Google Workspace oder AWS verbindet, liest CloudSignLab einmal am Tag die Sicherheitseinstellungen dieses Kontos, nur lesend.

• Daten: Name und Domain des Kontos; für jede Prüfung ihr Ergebnis, Anzahlen und die Namen (Anmeldenamen oder E-Mail-Adressen) von bis zu 20 Personen oder Konten, die sie nicht erfüllen, zum Beispiel Nutzer ohne Mehr-Faktor-Authentifizierung. Bei Google ein Zugriffstoken, verschlüsselt gespeichert; bei AWS der Name der Rolle, die die Organisation angelegt hat (keine Passwörter oder Schlüssel).
• Zweck: der Organisation zu zeigen, ob ihre Sicherheitsmaßnahmen wirken, und Aufgaben anzulegen, wenn eine Prüfung fehlschlägt.
• Rolle und Rechtsgrundlage: Die Organisation entscheidet, ihr Konto zu verbinden, und ist dafür verantwortlich; wir verarbeiten diese Daten in ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).
• Speicherdauer: aktuelle Ergebnisse bis zum Trennen des Kontos; der Verlauf der Ergebnisse (nur Anzahlen, keine Namen) 90 Tage. Beim Trennen werden die Ergebnisse gelöscht und der Google-Zugriff sofort widerrufen.

KI-Funktionen

• Daten: wenn Sie den KI-Chat nutzen, Ihre Nachrichten und die Antworten; wenn KI bei einem Kundenfragebogen hilft, die Texte der Fragen des Kunden und die Titel der Maßnahmen unserer Bibliothek. Ihre Antworten, Dateien und Namen werden nicht übermittelt.
• Zweck: Chatnachrichten zu beantworten und vorzuschlagen, welche Maßnahme eine Frage beantwortet. Jeder Vorschlag bleibt ein Entwurf, bis eine Person ihn übernimmt.
• Rechtsgrundlage: Erfüllung unseres Vertrags mit Ihrer Organisation (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Anbieter: der in CloudSignLab eingeschaltete KI-Anbieter (Mistral AI, Mistral-Modelle über Amazon Bedrock in einer EU-Region, OpenAI oder Google) verarbeitet diese Texte, um die Antwort zu erzeugen. Organisationen können KI für Fragebögen in ihren Einstellungen ausschalten.

Besucherstatistiken und Fehlerüberwachung

Wir messen die Nutzung unserer Website und unserer Anwendung mit unserem eigenen System. Die Daten verbleiben auf unseren Servern in der Europäischen Union und werden an keinen Analyseanbieter weitergegeben.

• Alle Besucher (keine Einwilligung erforderlich): Wir zählen Seitenaufrufe und Klicks auf die wichtigsten Schaltflächen der Website (welche Schaltfläche auf welcher Seite): die Seite, die Website, von der Sie gekommen sind, Kampagnen-Tags im Link, Ihren ungefähren Standort (Land, Region und Stadt, ermittelt anhand Ihrer IP-Adresse, die anschließend verworfen und niemals gespeichert wird), Ihre Browsersprache sowie Ihren Browser, Ihr Betriebssystem und Ihren Gerätetyp, wie von Ihrem Browser übermittelt. Es wird kein Cookie gesetzt, es werden keine Informationen von Ihrem Gerät ausgelesen, und diese Datensätze können weder Ihnen zugeordnet noch miteinander verknüpft werden.
• Nur wenn Sie Messungs-Cookies akzeptieren: zusätzlich eine zufällige Besucherkennung im Cookie csl_vid, eine Besuchskennung in Ihrem Browser-Tab, Ihre Bildschirmgröße und Zeitzone, die Verweildauer auf den Seiten und Messungen der Seitenladegeschwindigkeit. Wenn Sie angemeldet sind, werden Ihre Seitenaufrufe in der Anwendung mit Ihrem Konto verknüpft, damit wir sehen können, welche Funktionen genutzt werden. Sendet Ihr Browser ein Datenschutzsignal (Global Privacy Control oder Do Not Track), behandeln wir dies als Ablehnung.
• Fehler: Wenn eine Seite oder unser Server einen Fehler verursacht, protokollieren wir die Fehlermeldung, die Seite (ohne Query-String), Browser und Betriebssystem sowie, falls Sie angemeldet sind, Ihr Konto, damit wir das Problem beheben können. E-Mail-Adressen, Token und Schlüssel werden vor der Speicherung entfernt.
• E-Mail-Ergebnisse: Für jede von uns versendete E-Mail protokollieren wir, um welche Art von E-Mail es sich handelte und ob sie versendet wurde, unzustellbar war oder als Spam gemeldet wurde, niemals jedoch die Adresse oder den Inhalt.
• Zweck: zu verstehen, wie der Dienst genutzt wird, ihn schnell und funktionsfähig zu halten und Fehler zu beheben.
• Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse am Betrieb eines sicheren und funktionsfähigen Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für Seitenaufrufe ohne Kennungen, Fehler und E-Mail-Ergebnisse; Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für das Messungs-Cookie und alle damit verknüpften Daten. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile widerrufen.
• Speicherdauer: detaillierte Datensätze 90 Tage; danach nur noch Tagessummen ohne jegliche Kennung für bis zu 2 Jahre. Mit Ihrem Konto verknüpfte Datensätze werden gelöscht, wenn Sie Ihr Konto löschen.
• Standort: IP-Geolokalisierung durch DB-IP, abgefragt auf unseren eigenen Servern.

Zahlungen

• Daten: Rechnungsdaten und Zahlungsinformationen. Kartendaten werden direkt bei unserem Zahlungsdienstleister Stripe eingegeben; wir sehen oder speichern niemals vollständige Kartennummern.
• Zweck: Abwicklung von Abonnements und Zahlungen.
• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Speicherdauer: Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen werden gemäß den Vorgaben des spanischen Handelsrechts sechs Jahre lang aufbewahrt.

Server- und Sicherungsdaten

Unsere Server speichern technische Anfrageprotokolle (IP-Adresse, Uhrzeit, aufgerufene Adresse) für einen kurzen, fortlaufenden Zeitraum, um den Dienst zu betreiben und abzusichern. Datenbanksicherungen bewahrt Amazon Web Services in der Europäischen Union fortlaufend für die Notfallwiederherstellung auf; sie werden spätestens nach 35 Tagen automatisch gelöscht.

An wen wir Daten weitergeben

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir geben sie nur an Dienstleister weiter, die sie als Auftragsverarbeiter auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen in unserem Auftrag verarbeiten:

Anbieter	Zweck	Standort
Amazon Web Services (AWS)	Hosting der Anwendung und ihrer Datenbank, Dateispeicher, E-Mail-Versand und Sicherungen	Europäische Union (Frankfurt, Deutschland)
Stripe	Zahlungsabwicklung, Rechnungen und Umsatzsteuerberechnung (Rechnungsadresse und USt-IdNr.)	Europäische Union / siehe unten
KI-Anbieter (Mistral AI, Amazon Bedrock, OpenAI, Google)	KI-Chat und Vorschläge in Fragebögen, nur bei eingeschalteter KI	Europäische Union (Mistral AI, EU-Region von Amazon Bedrock) / USA (OpenAI, Google), siehe unten

Wir können Daten außerdem offenlegen, wenn dies gesetzlich oder von einer zuständigen Behörde verlangt wird.

Wo Ihre Daten gespeichert werden

Unsere Anwendung, ihre Datenbank, Dateien, E-Mail-Versand und Sicherungen laufen bei Amazon Web Services in der Europäischen Union, in der Region Frankfurt, Deutschland (eu-central-1). Einige Anbieter (zum Beispiel Stripe oder Supportmitarbeiter unserer Anbieter) können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten; in diesem Fall ist die Übermittlung durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder das EU-US Data Privacy Framework abgesichert.

Wie wir Ihre Daten schützen

Wir verwenden verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), speichern Passwörter ausschließlich als sichere Hashes, bieten Zwei-Faktor-Authentifizierung und Passkeys an, beschränken den internen Zugriff auf das für die jeweilige Rolle Erforderliche, halten hochgeladene Dateien mit Ausnahme von Profilbildern privat und protokollieren administrative Handlungen in einem Audit-Log.

Ihre Rechte

Sie können von uns verlangen:

• Ihnen eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen (Auskunft);
• unrichtige Daten zu berichtigen (Berichtigung);
• Ihre Daten zu löschen (Löschung);
• bestimmte Verarbeitungen einzuschränken oder ihnen zu widersprechen;
• Ihre Daten in einem übertragbaren Format bereitzustellen (Datenübertragbarkeit);
• eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Schreiben Sie an privacy@cloudsignlab.com. Wir antworten innerhalb eines Monats. Wir können Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen, bevor wir eine Anfrage bearbeiten.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten nicht ordnungsgemäß behandelt haben, können Sie sich bei der spanischen Datenschutzaufsichtsbehörde (Agencia Española de Protección de Datos, aepd.es) beschweren.

Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen über Sie, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, wenn sich unser Dienst oder die Rechtslage ändert. Wir veröffentlichen die neue Fassung mit neuem Datum auf dieser Seite und informieren Kontoinhaber bei wesentlichen Änderungen per E-Mail.